Основанием для отражения информации на счетах учета являются первичные учетные документы, которые фиксируют любую проведенную операцию.
Проводками отражается операция только после получения документа (документов).
С 2013 г. п. 4 ст. 9 закона No 402-ФЗ отменено обязательное применение унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (формы первичных документов приводятся в приложении к учетной политике, однако компания может продолжать использовать типовые бланки).
Первичный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Виды электронной подписи устанавливаются организацией из числа предусмотренных Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", если иное не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.
Виды электронной подписи на первичных электронных документах, подписываемых компанией совместно с другими участниками электронного документооборота, определяются соглашением между этими участниками.
В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» обязательными реквизитами
первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование организации, составившей документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления;
7) подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (п.3 ст.9 закона No 402-ФЗ).
Согласно п. 8 ФСБУ 27/2021 датой составления первичного документа указывается дата его подписания, в случае отличия даты составления документа от даты совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим документом, указывается также информация о дате совершения факта хозяйственной жизни.
Все сотрудники организации обязаны исполнять письменные требования главбуха по оформлению и представлению первичных документов.
Если в организации нет должности главного бухгалтера, то сотрудники обязаны исполнять требования иного работника, который ведет бухучет (например, бухгалтера), а также стороннего бухгалтера или компании, которая ведет в организации учет (при отсутствии в организации бухгалтерии).
Все действия в программе 1С производятся только на основании документов.
В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все требования к бухгалтерским и первичным документам.
Документы составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении.
Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.
Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.
Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в правильном оформлении документов, чем ваш поставщик.
Выводы:
- первичные документы для подтверждения доходов и расходов и правильного расчета налогов;
- документы нужно хранить 5 лет;
- документы обычно оформляет поставщик, важно следить за их правильным оформлением.
Этап 1. Стороны договариваются об условиях сделки
Результатом будут:
- договор;
- счет на оплату.
Этап 2. Происходит оплата по сделке
Подтверждают оплату:
- выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
- кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
Этап 3. Получение товара или услуги
Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:
- Товарная накладная — для товаров.
- Акт выполненных работ/оказанных услуг - для работ или услуг.
- Универсальный передаточный документ (УПД) - для товаров, работ, услуг.
- Товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП.
ВАЖНО!!! Счет-фактура без накладной или акта не подтверждает факт получения товаров (выполнения работ, оказания услуг). К счету-фактуре обязательно требуется накладная (акт), подтверждающие, что товар действительно получен, а услуга оказана.
Этап 4. Оприходование товара или услуги
Полученные товары (работы, услуги) отражаются в бухгалтерском учете на основании надлежащим образом оформленных документов поставщика.
Обязательные первичные документы
При поставке ТМЦ обычно оформляются:
- договор;
- счёт;
- платежные документы: кассовый чек или платежное поручение;
- накладная;
- счет-фактура (УПД).
При выполнении работ (оказании услуг) обычно оформляются:
- договор;
- счёт;
- платежные документы: кассовый чек или платежное поручение;
- акт выполненных работ (оказанных услуг);
- счет-фактура (УПД).
Для того, чтобы провести в программе поступление товаров (работ, услуг), вы обязательно должны получить надлежащим образом оформленный УПД, либо комплект документов = СФ + накладная.
Договор
С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.
В договоре регламентируются права и обязанности сторон.
В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор.
Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.
Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора.
Например, договор розничной купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.
Выводы
1. Договор нужен для сделок, по которым не выдается кассовый чек.
2. Проследите за всеми условиями: порядок расчетов, номенклатура товаров, сроки отгрузки, права и обязанности сторон, НДС (если есть).
Проверка договора с точки зрения бухгалтера
Проявить должную осмотрительность при выборе контрагента можно путем его проверки.
Проверка добросовестности контрагента - это комплекс мероприятий, которые:
во-первых, позволяют убедиться в том, что контрагент, с которым вы заключаете договор:
- действующее юридическое лицо, которое может исполнить взятые на себя обязательства (например, поставить товары, выполнить работы, оказать услуги);
- не является фирмой-однодневкой, поскольку сделки с такими фирмами увеличивают шансы на проведение выездной проверки вашего учреждения, а расходы на приобретение товаров (работ, услуг) у таких фирм и вычеты предъявленного ими НДС при налоговой проверке могут быть признаны необоснованными.
Для проверки контрагента можно сделать следующее:
- Самый простой и быстрый способ - воспользоваться следующими электронными сервисами на сайте ФНС (https://www.nalog.gov.ru/):
- «Сведения о лицах, в отношении которых факт невозможности участия (осуществления руководства) в организации установлен (подтвержден) в судебном порядке» (https://service.nalog.ru/svl.do). По ОГРН или ИНН организации можно узнать, не заявляло ли лицо, которое, по сведениям ЕГРЮЛ, является руководителем или учредителем организации, о том, что оно не имеет никакого отношения к ней;
- «Сведения о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года» (https://service.nalog.ru/zd.do);
- «Сведения, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации», о принятых регистрирующими органами решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ» (http://www.vestnik-gosreg.ru/publ/fz83/). Такое решение налоговый орган может принять, если организация в течение 12 месяцев не представляла налоговую отчетность и не проводила операций хотя бы по одному банковскому счету. Исключение организации из ЕГРЮЛ приравнивается к ее ликвидации, а значит, она не может заключать и исполнять договоры.
Обратите внимание: копии интернет-страниц (скриншоты) с информацией о контрагенте следует распечатать или сохранить в компьютере. Это поможет вам доказать, что вы действительно проводили проверку контрагента.
- Получить выписку из ЕГРЮЛ со сведениями о контрагенте: https://egrul.nalog.ru/index.html
- Воспользоваться сервисом «Прозрачный бизнес»
2. Проверка информации о контрагенте
Необходимо сверить сведения, которые указаны в копии учредительных документов фирмы-контрагента, с той информацией, которая внесена в договор.
3. Порядок расчетов:
- Общую сумму оплаты по договору;
- Форму расчетов (наличным, безналичным путем, либо смешанный платеж);
- Срок оплаты (должна быть указана конкретная дата, либо количество дней, которые даются на оплату). Почти все договора предусматривают штрафные санкции за нарушение условий оплаты в виде неустоек и пени;
- Порядок оплаты (предоплата, оплата в момент получения товара либо после получения).
Обязательно проверяйте, т.к. штрафы, пени и проценты, полученные от контрагентов, в налоговом учете относят к внереализационным доходам.
5. Порядок изменения и расторжения договора
Этот пункт обязательно проверяют юрист и руководитель.
6. Форс-мажорные обстоятельства
Это все те обстоятельства, которые могут стать причиной невыполнения обязательств по договору
7. Порядок разрешения споров
Этот пункт обязательно проверяют юрист и руководитель.
8. Список приложений
Основной договор может иметь в качестве приложений большое количество документов. Каждый из них имеет важное значение, так как отсутствие хотя бы одного вполне может стать причиной признания договора недействительным. Именно поэтому необходимо тщательно проверить пакет прилагаемых документов (спецификаций, доверенностей, техзаданий, актов и т.д.).
9. Реквизиты сторон
Ошибочное указание одной цифры в номере счета вполне способно отправить ваши денежные средства совершенно другому получателю. Поэтому необходимо провести проверку правильности указанных данных до момента подписания договора.
10. Подписи сторон
Особое внимание следует обратить на то, чтобы полномочия должностных лиц, которые подписывают документ, и их ФИО были указаны полностью.
После проверки указанных пунктов вы можете визировать договор и отдавать его на подпись руководителю.
Счет на оплату
Счет на оплату — это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.
Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату.
Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа.
В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.
Наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание разногласий с контрагентами.
Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.
Выводы
1. Счет — это фиксация цены и, иногда, срока оплаты.
2. У счета нет строгой формы, можно вводить свою.
3. Подпись и печать на счете не обязательны, но помогают избежать лишних вопросов.
Платежные документы
Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.
К платежным документам относятся:
- товарные и кассовые чеки,
- банковские платежные требования и поручения,
- бланки строгой отчетности (БСО).
Выводы
1. Платежные документы нужны для подтверждения факта оплаты.
2. Их важно сохранять, если у вас нет электронный копий.
Товарная накладная
Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.
Наиболее часто используют форму ТОРГ-12.
Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.
Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.
Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, ставит в накладной свою подпись и печать организации.
Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной.
Выводы
1. Товарная накладная оформляется в двух экземплярах.
2. Товарная накладная обязательно подписывается ответственными лицами и заверяется печатями обеих сторон.
Товарные чеки оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.
Товарный чек выдают покупателю в единственном экземпляре.
Счет-фактура (УПД)
Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам.
Также оформляются счета-фактуры на выплаченные и полученные авансы. Они используются для учета начисления/возмещения НДС по авансам. (СФ по учету авансов курсе не рассматриваются!)
Этот первичный документ строго регламентирован.
Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету.
Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.
Многие предприятия используют УПД — универсальный передаточный документ.
Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.
Выводы
1. Счет-фактура нужен для контроля за движением НДС, его оформляют в пару к накладной или акту.
ВАЖНО!!! Если вы получили только СФ и у вас нет к нему накладной или акта, то такой СФ нельзя принимать к бухгалтерскому учету, поскольку у вас отсутствует первичный документ, подтверждающий совершенную хозяйственную операцию!
2. Пара накладная (акт) + СФ может заменяться универсальным передаточным документом — УПД.
3. Заполнение СФ (УПД) строго регламентировано, из него нельзя исключать показатели (при необходимости - показатели можно добавлять).
4. Печать на СФ можно не ставить.
5. На УПД обязательно ставится печать.
При отгрузке товаров можно выписать УПД или заменить УПД парой: накладная + СФ.
ПРИМЕР
Поставщик ООО "Техномир" отгрузил покупателю ООО "Инком плюс" товары:
1. Фара 341-3711010 МЗКТ МАЗ -- 1 шт по цене 1 092,00 руб. (с НДС)
2. Элемент фильтрующий ФГОТ PreLine 270 -- 1 шт по цене 826,80 руб. (с НДС)
Всего к оплате: 1 918,80 руб.
Поставщик может оформить эту операцию двумя способами.
1) Он может выдать покупателю комплект документов, который состоит из накладной и СФ:
2) Либо поставщик может оформить только один Универсальный передаточный документ, который объединяет в себе накладную и счет-фактуру:
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.
Двусторонний - потому, что его должны подписать и Исполнитель и Заказчик.
Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ.
Акт подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.
Выводы
1. Акт аналогичен накладной, но касается работ или услуг.
2. Акт оформляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны.
3. Акт заверяют подписями и печатями сторон.
Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила
Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д. Его оформляют в момент операции или сразу после ее завершения.
Если документ не оформят или оформят неправильно, это выльется в проблемы. Налоговики будут снимать расходы, доначислять налоги, оспаривать реальность сделки, а в судах при спорах с налоговой и контрагентами без правильно оформленных документов фирма обречена на проигрыш.
Все, что нужно знать об оформлении первичных документов в бухгалтерском учете, написано в статье 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.
Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета
После 01.01.2013 у организаций появилось право разрабатывать формы документов самостоятельно. Но большинство предприятий не изобретает велосипед. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому они берут унифицированные формы, и, если нужно, дорабатывают их под себя.
В программе 1С также везде, где возможно, используются бывшие унифицированные формы.
При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:
- Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
- Дата документа.
- Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
- Содержание операции.
- Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
- Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.
Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными формами.
Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.
- Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
- Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
- Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.
Закрепление форм первичных документов в учетной политике и оформление права подписи
Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.
Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.
Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.
Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.
Оформление первичных документов в электронном виде
Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.
Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету.
В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).
Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно.
У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами о ведении электронного документооборота (ЭДО).
Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.
Электронный архив первичных документов
В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.
В программе 1С есть возможность вести электронный архив.
Как это работает.
Бухгалтер получает новый первичный документ.
После этого он:
- Определяет вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливает взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
- Проверяет качество документа на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
- Проверяет, нет ли уже в системе этого документа. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.
- Проводит документ в системе.
Бухгалтер сразу после проведения «первички» в программе, бумажный экземпляр документа в обязательном порядке:
- Сканирует все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
- Подшивает бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и передается на хранение в архив.
Результат последовательной работы с документом
Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
Использование факсимиле
С одной стороны, применение факсимиле допускается, если это зафиксировано в договоре.
С другой стороны, порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в Законе о бухучете нет.
Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.
Бухгалтеру рекомендуется настаивать на предоставлении документов с "живыми" подписями или ведении ЭДО.
Запуск. Смена интерфейса
Шаг 2. Настройки функциональности
Панель навигации и действий также можно настраивать, добавляя или убирая списки и справочники.
Важно: если не установить полную функциональность, то будет возможности работать с некоторыми разделами программы и документами.
После установки полной функциональности:
- В панели разделов появятся новые разделы: Производство, Основные средства и Нематериальные активы, Зарплата и кадры.
- В каждом из существующих разделов появится больше документов.
Функциональность
Шаг 3. Заполнение реквизитов организации
Панель навигации и действий также можно настраивать, добавляя, или убирая не нужные списки и справочники.
ВАЖНО! В программах 1С:
Организация - это наша организация и мы ведем бухгалтерию нашей организации.
Контрагенты (поставщики, покупатели, гос. органы и пр. ) - это все остальные организации, кроме нашей.
В данном уроке мы заполняем реквизиты нашей организации, т. е. мы создаем элемент справочника "Организации".
Данные по контрагентам заполняются точно также, но в справочнике "Контрагенты".
Наименование организации
Банковский счет организации
Адрес. Телефон
Подписи. Наименование для печати
Налоговая
Чтобы определить реквизиты налоговой инспекции
ОСФР. Статистика
Чтобы определить реквизиты Социального фонда России
Реквизиты
В данной ситуации это была не ошибка.
Мы заполняли по регистрационным данным, а в данных была указана конкретная дата регистрации в ПФР - 01.09.2023.
В 1С требуется указать не дату, а период регистрации - 3 квартал 2023 г.
Поэтому нам пришлось указать период вручную.
Если была допущена ошибка и вместо Юридического лица создан Индивидуальный предприниматель или Самозанятый или не указана система налогообложения "Общая"
После выполнения всех действий из Шага 3
Необходимо установить созданную организацию в качестве основной.
