Электронный документооборот (ЭДО) — это система, в которой вся работа с документами происходит в специальных сервисах на компьютере, полностью избавляя вас от необходимости печатать документы на бумаге. ЭДО может быть внутренним, внешним и юридически значимым.

Электронный документ — это, по сути, обычный файл, но на него ставится специальная электронная подпись, которая придает ему такую же законную силу, как и собственноручная подпись с печатью.
Его можно предъявить в суде, предоставить в налоговую при проверке — и он будет иметь полную юридическую силу.

Раньше сотрудники (бухгалтер, менеджер, кадровик) получали электронную подпись, в которую были «зашиты» реквизиты организации. То есть формально подпись была как бы «от организации», хотя физически ключ хранился у конкретного человека. Это создавало риски: сложно было понять, кто именно подписал документ и какие у него были реальные полномочия.

С 1 сентября 2024 года эту схему отменили. Теперь действует чёткое разделение:

Схема простая:
Шаг 1: отправитель создает документ (или загружает готовый) в систему ЭДО, подписывает его электронной подписью и отправляет контрагенту.
Шаг 2: получатель либо подписывает документ (принимает), либо отклоняет с пояснением. Отправитель видит статус в режиме реального времени.

Важно:

• Если контрагент еще не в ЭДО — он получит приглашение по email.
• Если контрагент работает через другого оператора ЭДО — используется роуминг: возможность обмениваться документами между разными операторскими платформами.
• Внутри компании документооборот работает по той же схеме.

2.По виду документов

• Бухгалтерский ЭДО
• Кадровый ЭДО
• Управленческий ЭДО
• Складской ЭДО
• ЭДО для отчётности

3.По отраслям
ЭДО активно применяется в фармацевтике, логистике, ритейле, банках, страховании, телекоммуникациях, энергетике и ЖКХ, промышленных холдингах.

Бухгалтерия — основной пользователь. Сдает отчетность, работает с актами, накладными, УПД. Во многих случаях сдача отчетности возможна только в электронном виде — никаких альтернатив уже нет.

Кадры — оформление приёма, увольнений, отпусков, ознакомление с локальными актами. Трудовой кодекс (ст. 22.1 ТК РФ) прямо разрешает кадровый ЭДО. Больничные листы сегодня существуют только в электронном виде — Социальный фонд не выдаёт бумажные формы. От бумажной трудовой книжки тоже можно отказаться в пользу электронной.

Склад — любое перемещение товара отражается документально мгновенно, даже если склад находится в другом городе.

Руководство — согласование документов, контроль исполнения поручений, мониторинг сроков.

Если часть контрагентов еще работает на бумаге, организуется параллельное хранение: бумажные документы сканируются и загружаются в систему ЭДО. Хорошая практика — сканировать документ сразу «на входе» (например, секретарь сканирует входящие письма, присваивает номер и дату). На документы могут наноситься QR-коды — по ним мгновенно найдете нужный файл в архиве.

Оператор ЭДО — это лицензированная компания-посредник, через платформу которой вы обмениваетесь документами. Операторов несколько, и они конкурируют между собой.

Ведущие операторы на российском рынке в 2026 году:

• Контур.Диадок
• СБИС (Сбер Корус) 
• Такском 
• Калуга-Астрал (Астрал.ЭДО) 

Что делает оператор

• Обеспечивает подписание и передачу документов
• Отправляет отчётность в налоговую, Социальный фонд, Росстат
• Получает и доставляет требования от инспекций с контролем сроков
• Хранит документы (счёт-фактуры — 5 лет)
• Обеспечивает роуминг — обмен с клиентами других операторов
• Передаёт электронные больничные из Социального фонда автоматически
• Обновляет формы отчётности — вы не можете случайно сдать отчёт по устаревшему бланку

Что важно при выборе оператора

• Юридическое лицо, зарегистрированное в РФ, с лицензией ФСБ на криптографию
• Поддержка роуминга и интеграция с ФНС
• Интеграция с вашими системами (1С, CRM, ERP)
• Разграничение прав доступа для разных сотрудников
• Удобный интерфейс и мобильный доступ
• Архив с быстрым поиском
• Техподдержка по телефону и email

Если часть контрагентов еще работает на бумаге, организуется параллельное хранение: бумажные документы сканируются и загружаются в систему ЭДО. Хорошая практика — сканировать документ сразу «на входе» (например, секретарь сканирует входящие письма, присваивает номер и дату). На документы могут наноситься QR-коды — по ним мгновенно найдете нужный файл в архиве.

МЧД — это машиночитаемая доверенность, XML-файл, который руководитель создаёт на сотрудника и подписывает своей электронной подписью. В нём указано:
Кто доверяет (организация, директор)
Кому доверяет (конкретный сотрудник — ФИО, паспортные данные)
Что именно разрешено (например: «подписывать счета-фактуры» или «сдавать отчётность в ФНС» — каждое полномочие прописано отдельным кодом)
До какого числа действует доверенность

По сути, МЧД — это цифровой аналог бумажной доверенности вида «Доверяю Баранову И.И. подписывать договоры от имени ООО "Мечта"». Только не на бумаге, а в виде файла, который система может прочитать и проверить автоматически.

МЧД — это машиночитаемая доверенность, XML-файл, который руководитель создаёт на сотрудника и подписывает своей электронной подписью. В нём указано:
Кто доверяет (организация, директор)
Кому доверяет (конкретный сотрудник — ФИО, паспортные данные)
Что именно разрешено (например: «подписывать счета-фактуры» или «сдавать отчётность в ФНС» — каждое полномочие прописано отдельным кодом)
До какого числа действует доверенность

По сути, МЧД — это цифровой аналог бумажной доверенности вида «Доверяю Баранову И.И. подписывать договоры от имени ООО "Мечта"». Только не на бумаге, а в виде файла, который система может прочитать и проверить автоматически.

Как это работает на практике
1. Руководитель создаёт МЧД
В системе ЭДО или бухгалтерской программе (например, в СБИС, 1С, Диадоке) руководитель заполняет доверенность: указывает сотрудника и его полномочия. Подписывает МЧД своей КЭП.
2. МЧД регистрируется в реестре ФНС
После подписания доверенность автоматически попадает в единое блокчейн-хранилище ФНС — это распределённый реестр, доступный всем участникам ЭДО. МЧД получает уникальный номер.
3. Сотрудник подписывает документы
Когда сотруднику нужно подписать, например, накладную или акт — он подписывает документ своей личной КЭП и прикладывает к пакету файл МЧД (или указывает её номер в реестре — файл можно не передавать отдельно, если он уже зарегистрирован).
4. Получатель проверяет всё автоматически
Получив пакет документов, система контрагента (или сам получатель) видит:

• Кто подписал документ (личная подпись сотрудника).
• Есть ли у него полномочия (МЧД от руководителя).
• Действует ли доверенность на дату подписания.

Если все в порядке — документ считается подписанным от имени организации и имеет полную юридическую силу.

В чем удобство МЧД:

• Прозрачность — сразу видно, кто именно подписал и что ему было разрешено.
• Безопасность — если сотрудник уволился, руководитель отзывает МЧД, и та сразу перестаёт действовать. Менять или перевыпускать подпись не нужно.
• Гибкость — можно выдать разные МЧД разным сотрудникам с разными полномочиями: бухгалтеру — право сдавать отчетность, менеджеру — право подписывать накладные, и т.д.
• Ответственность — ответственность за документ несет тот, кто его подписал (конкретный человек), а не «организация в целом».

УПД - центр всей системы.

С 1 января 2026 года ФНС отменила официальные XML-форматы электронной товарной накладной (ТОРГ-12) и акта выполненных работ. Вместо двух разных документов теперь один — УПД.

УПД — гибкий документ: он может работать в двух режимах в зависимости от ситуации:

УПД - центр всей системы. В электронном виде с 2026 года все передается через УПД. Остальные форматы либо ушли, либо остались только на бумаге.

Если вы работаете с НДС — выставляете УПД со статусом 1, и больше никаких отдельных счетов-фактур и накладных не нужно. Если без НДС — УПД со статусом 2.


Что случилось с ТОРГ-12 и актами
С 1 января 2026 года ФНС отменила официальные электронные XML-форматы ТОРГ-12 и акта выполненных работ. Это значит:

• В ЭДО — ТОРГ-12 и акт больше не передаются как самостоятельные XML-документы. Вместо них — УПД.
• На бумаге — ТОРГ-12 и акты по-прежнему законны. Если вы договорились с контрагентом работать на бумаге — все остается как раньше.
• Смешанный вариант — можно передавать электронные счета-фактуры и бумажные акты одновременно. ФНС это явно разрешила.

Счет-фактура: когда нужна отдельно
Если вы работаете в ЭДО с НДС и выставляете УПД со статусом 1, отдельный СФ вам не нужен — он уже «внутри» УПД.
Отдельный СФ нужен только в специфических ситуациях, когда УПД не подходит:

• Получение аванса
• Корректировка стоимости уже отгруженного товара — тогда оформляется УКД (Универсальный корректировочный документ)
• Исправление ошибок в документах.

Что еще остается в отдельных форматах
Это документы, у которых есть свой утверждённый электронный формат и которые не заменяются УПД:

• МЧД — машиночитаемая доверенность (обязательна при подписании от имени организации).
• Транспортная накладная (ЭТрН) — с 1 сентября 2026 года станет обязательной для всех грузоперевозок.
• Отчетность в ФНС, Социальный фонд, Росстат — своя отдельная система.

Что будет с форматами дальше: планы Минфина
В 2026 году Минфин продолжает расширять перечень унифицированных электронных форм. В разработке и планах — форматы для документов, которые ещё не стандартизированы:

• Авансовые отчёты
• Отчёты комиссионера (агента)
• Счёт на оплату
• Гарантийное письмо
• Прейскурант
• Реестр оказанных услуг по ДМС
• Отчёт о выполнении НИОКР

С 1 сентября 2026 года — следующая крупная реформа: электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится обязательной для всех участников грузоперевозок. Это касается не только транспортных компаний — обязанность распространяется на всех, кто регулярно отправляет или получает грузы.
Одновременно в электронный формат переводятся:

• Экспедиторская расписка
• Складская расписка
• Поручение экспедитору
• Электронный заказ / электронная заявка (в зависимости от наличия договора)

Все эти документы передаются через ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов). Оператора для этой системы нужно выбирать из реестра Минтранса — это отдельная инфраструктура от обычного ЭДО. Переходного периода не предусмотрено: с 1 сентября бумажные транспортные накладные будут запрещены.

Подпись на документе — это способ подтвердить: «Да, я это видел и согласен». На бумаге ставят роспись от руки.

В электронном виде для этого используется электронная подпись (ЭП) — информация, которая привязана к файлу и позволяет однозначно определить, кто его подписал.

Главное, что нужно понимать: электронная подпись — это не картинка подписи, вставленная в документ. Это криптографический механизм. Если документ после подписания изменить хоть на одну букву — подпись это «заметит» и станет недействительной.

Всё, что касается электронных подписей в России, регулируется ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Он признаёт ЭП полноценной заменой собственноручной подписи.

Все подписи делятся на три уровня — по степени защиты и юридической силе:


1. Простая ЭП (ПЭП)
Это самый простой уровень. Никакой криптографии — просто подтверждение того, что именно вы что-то сделали.
Примеры: логин и пароль при входе на сайт, SMS-код при оплате картой, подтверждение в Сбербанк Онлайн, получение посылки на Почте России по коду.
Где работает: внутренний документооборот компании (если прописано в договоре), онлайн-сервисы по соглашению сторон.
Где не работает: госотчётность, счета-фактуры, налоговые документы, государственная тайна.



2. Неквалифицированная ЭП (НЭП)
Это уже криптографически защищённая подпись. Позволяет точно установить автора и обнаружить любые изменения документа после подписания. Дешевле и проще в получении, чем КЭП.
Юридическая сила: признаётся только если обе стороны договорились об этом — в соглашении или договоре.
Можно подписывать:

• Внутренние документы компании (приказы, договоры, платёжные поручения)
• Договоры с контрагентами (при наличии соглашения)
• Документы в личном кабинете ФНС — для физических лиц
• Документы для арбитражного суда и электронных торгов

Нельзя подписывать:

• Счета-фактуры и УПД
• Налоговую и бухгалтерскую отчётность
• Трудовые договоры (работодатель обязан использовать КЭП)
• Приказы об увольнении, акты о несчастных случаях, журналы инструктажей по охране труда
• Документы для регистрации ООО и ИП

3. Квалифицированная ЭП (КЭП / УКЭП)
Это полноценный цифровой аналог вашей собственноручной подписи. Имеет максимальную юридическую силу — без каких-либо дополнительных соглашений.
Технически это файл с зашифрованными данными владельца. Выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами, для создания и проверки используются средства, сертифицированные ФСБ.
Можно подписывать всё — включая то, что недоступно НЭП:

• Счета-фактуры, УПД, первичные бухгалтерские документы
• Отчётность в ФНС, Социальный фонд, Росстат
• Документы для госзакупок и электронных торгов
• Регистрацию ООО и ИП
• Трудовые договоры с дистанционными сотрудниками
• Взаимодействие с ЕГАИС, Меркурий, Маркировка, Госуслугами и другими государственными системами

Важно: Налоговый кодекс признаёт только те электронные документы, которые подписаны КЭП. Исключение — физические лица в личном кабинете на сайте ФНС: им разрешена НЭП.



Сравнение видов подписей

Для того чтобы подпись работала, нужна специальная программа — СКЗИ (средство криптографической защиты информации), или криптопровайдер. Она выполняет две задачи: создаёт подпись и проверяет её подлинность.


СКЗИ бывает двух типов:
1.Встроенное в носитель — не нужно устанавливать отдельную программу:

• Рутокен ЭЦП 2.0 и 3.0 — сертифицированные USB-токены
• JaCarta-2 SE — USB-токены и смарт-карты

2.Отдельная программа, устанавливается на компьютер:

• КриптоПро CSP — поддерживает Windows и Linux/Unix-системы (рекомендован ФНС)
• VipNet CSP — поддерживает Windows

⚠️ Важное ограничение: на одном компьютере нельзя одновременно работать с двумя разными СКЗИ. Если вы используете КриптоПро для отчётности, а VipNet — для клиент-банка, установите их на разные компьютеры.

Электронная подпись хранится на ключевом носителе. Что выбрать — зависит от задачи:

Основные носители:
Рутокен / Рутокен ЭЦП 3.0 — самый распространённый, рекомендован для КЭП ФНС
JaCarta-2 SE — сертифицированный токен с встроенным СКЗИ
ESMART Token — отечественная разработка на микросхеме «Микрон»
Реестр компьютера — хранение в системной базе данных Windows
Мобильный телефон — только для работы в отдельных системах (например, СБИС)

Электронная подпись хранится на ключевом носителе. Что выбрать — зависит от задачи:

Документы для получения КЭП в ФНС: паспорт, СНИЛС, ИНН, сертифицированный USB-токен (Рутокен или JaCarta). Первый раз — только лично. Продлить уже имеющийся сертификат можно дистанционно через личный кабинет на сайте ФНС.
Срок действия КЭП — обычно 12–15 месяцев. После истечения нужно перевыпустить.
Важно до 1 сентября 2026 года: ФНС обязала всех руководителей ЮЛ и ИП перевыпустить КЭП — в новых сертификатах появился параметр «Согласование ключей», необходимый для работы с Социальным фондом России. Сделать это можно дистанционно через личный кабинет на сайте ФНС или лично в налоговой.

Общий порядок настройки рабочего места одинаков для большинства систем:

1. Подключить USB-носитель с электронной подписью к компьютеру.
2. Запустить мастер настройки рабочего места (есть у большинства операторов ЭДО).
3. Установить или обновить предложенное ПО — СКЗИ, драйверы токена, плагины для браузера.
4. Убедиться, что все пункты проверки выполнены (зелёные галочки).
5. Выбрать свою подпись и начать работу

Для работы с сайтом nalog.ru:

1. Подключить носитель с ЭП.
2. Открыть страницу диагностики на сайте ФНС.
3. Запустить «Диагностику подключения» и выполнить все требования подсказок.
4. Войти в личный кабинет и подписать соглашение об открытии доступа своей ЭП.

Для других порталов (Госуслуги, торговые площадки, Росреестр, ФТС и другие) дополнительно устанавливается:

• КриптоПро CSP — основная программа СКЗИ.
• КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in — плагин для работы в браузере.
• Корневой сертификат удостоверяющего центра.
• Личный сертификат, выданный для работы на конкретном портале.

Электронный документ — это любой файл, подписанный электронной подписью.

Главное отличие от бумажных аналогов в том, что ЭД — не единый файл. Каждая сторона подписывает свою часть. При этом после подписания ЭП документ уже нельзя изменить.

Договор, накладная, акт, счёт-фактура — всё это может существовать в электронном виде. Подпись даёт документу юридическую силу: такой документ можно предъявить в суд или налоговую, он является законным основанием для учёта расходов и вычета НДС.

Все электронные документы делятся на два типа:
Формализованные — XML-файлы со строго заданной структурой, утверждённой ФНС. Их главное преимущество: система читает их автоматически, без участия человека. К ним относятся счёт-фактура, УПД, УКД, транспортная накладная и другие документы с утверждёнными форматами.
Неформализованные — любые другие файлы (PDF, DOCX, JPG и т.д.), формат которых вы выбираете сами. Юридическую силу им придаёт КЭП. Их тоже можно передавать через ЭДО и контрагентам. Но если ФНС запросит их при проверке, а они составлены не по утверждённому формату — придётся распечатать, заверить и принести на бумаге.

Прежде чем начать обмен документами в электронном виде, нужно сделать три организационных шага.
1. Зафиксировать в учётной политике. Внесите формулировку вроде: «Общество может выставлять покупателям и принимать от поставщиков первичные документы и счета-фактуры в электронном виде в соответствии с законодательством РФ».
2. Выбрать вид подписи. Если будете использовать КЭП — никакое отдельное соглашение с контрагентом заключать не нужно. КЭП сама по себе даёт документам юридическую силу. Если захотите использовать НЭП — нужно подписать соглашение об обмене.
3. Настроить систему. Подключиться к оператору ЭДО, установить сертификат КЭП и криптографическое ПО. Настройку рабочего места обычно делает технический специалист — свой или приглашённый от оператора.


Внутренние документы компании
При переходе на ЭДО нужно также оформить два документа внутри организации:

• Приказ о внедрении ЭДО — кто ответственный, с какой даты, какие регламенты действуют.
• Положение о переходе на ЭДО — подробные правила: оператор, система, права доступа, конфиденциальность.

Здесь нет никаких жёстких требований по форме — приглашение отправляется прямо из системы ЭДО. Например, в СБИС это делается двумя способами:

• Из карточки компании — находите контрагента по ИНН/КПП и отправляете приглашение на его email.
• Из документа — создаёте документ, нажимаете «Отправить» и система сама предложит отправить приглашение вместе с документом.

Контрагент получает письмо со ссылкой на регистрацию.

Когда он принимает или отклоняет приглашение — вы получаете уведомление.

Если контрагент работает через другого оператора — используется роуминг: документы передаются через двух операторов автоматически, ничего дополнительно настраивать не нужно.

Если контрагент не хочет или не может перейти на ЭДО — ГК РФ разрешает обмениваться договорами и дополнительными соглашениями по электронной почте, при условии что обе стороны договорились об этом и документы подписаны ЭП.

ФНС настаивает: проверять партнёра нужно до заключения договора. Если выяснится, что контрагент — «однодневка», налоговая может доначислить вам налоги и штрафы — даже если вы сами всё сделали правильно.

Сервисы ЭДО предоставляют возможность проверки контрагентов с формированием полного досье. Если потребуется дополнительна информация, пользуйтесь официальными источниками.

Бесплатные официальные источники

«Прозрачный бизнес» — главный инструмент. По ИНН вы сразу видите:

• статус компании (действующая / в ликвидации / реорганизация)
• сведения о руководителе и учредителях
• численность сотрудников
• сумму уплаченных налогов
• наличие налоговой задолженности
• признаки «массового» директора или адреса

AI-рейтинг надёжности бизнеса — ФНС запускает с 2026 года - это официальная оценка, которую любой партнёр сможет запросить о вашей компании или вы — о контрагенте через личный кабинет.

Другие бесплатные ресурсы

Здесь нет никаких жёстких требований по форме — приглашение отправляется прямо из системы ЭДО. Например, в СБИС это делается двумя способами:

• Из карточки компании — находите контрагента по ИНН/КПП и отправляете приглашение на его email.
• Из документа — создаёте документ, нажимаете «Отправить» и система сама предложит отправить приглашение вместе с документом.

Контрагент получает письмо со ссылкой на регистрацию.

• Когда он принимает или отклоняет приглашение — вы получаете уведомление.
• Если контрагент работает через другого оператора — используется роуминг: документы передаются через двух операторов автоматически, ничего дополнительно настраивать не нужно.
• Если контрагент не хочет или не может перейти на ЭДО — ГК РФ разрешает обмениваться договорами и дополнительными соглашениями по электронной почте, при условии что обе стороны договорились об этом и документы подписаны ЭП.

В бумажных документах даты составления и подписания во многих случаях совпадают. И только иногда, например, если указали в договоре, что работы не будут приняты, пока акт не подпишет заказчик, в документе отдельно указывают дату подписания. 

В ЭДО фиксируются три разные даты:

• совершения хозяйственной жизни,
• создания документа,
• подписания.

Дата подписания
Дата подписания формируется в момент, когда документ подписывают КЭП.
Дата подписания не обладает большим значением, т.к. обязательные реквизиты это:

• дата совершения факта хозяйственной жизни,
• даты составления (создания) документа. 

Даты документа и дата совершения факта хозяйственной жизни заполняются контрагентами по их усмотрению. 

Дата подписания у операторов ЭДО
Дата подписания у операторов ЭДО будет определена автоматически, то есть система фиксирует текущую дату в момент подписания.

Момент, когда документ подписывают КЭП, равен дате подписания в ЭДО.
Факт подписания и дата подписания документа подтверждают совершение сделки между сторонами.

Датой признания расходов при ЭДО должна признаваться дата составления электронного документа, подтверждающего затраты.

Датой составления (выставления) документа в электронной форме считается дата поступления файла документа Оператору электронного документооборота от поставщика, указанная в подтверждении этого Оператора электронного документооборота (т.е. дату составления документа определяйте по уведомлению оператора ЭДО).

Важно
На указание периода отгрузки или оказания услуги дата подписания не влияет. 
Нет предписаний как указывать дату подписания электронного документа.
Поэтому нужно ориентироваться на факты хозяйственной жизни. 
Например, день получения товара — 23 июня, а документ вы подписали только 10 июля. В данном случае необходимо указать 23 июня как дату получения товара.

Нет обязанности фиксации даты получения, в том числе на основании идентификатора файла первичного учетного документа или подтверждения оператора электронного документооборота (при отправке документа через оператора ЭДО).

Даты выставления и получения электронных СФ определяются так:

Датой выставления электронного счета-фактуры покупателю считается дата поступления файла счета-фактуры к оператору ЭДО, указанная в подтверждении этого оператора ЭДО;

Датой получения электронного счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры, указанная в подтверждении оператора ЭДО.

Электронный СФ должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, даже если сами товары вместе с товаросопроводительными документами будут доставлены покупателю позже.

Организации и предприниматели могут:

• выставлять бумажные счета-фактуры одним контрагентам и электронные СФ - другим;
• одному и тому же контрагенту выставлять бумажные СФ в рамках одного договора и электронные СФ - в рамках другого договора (эта возможность должна следовать из заключенного соглашения).

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи.

Даты выставления и получения электронных СФ определяются так:

Датой выставления электронного счета-фактуры покупателю считается дата поступления файла счета-фактуры к оператору ЭДО, указанная в подтверждении этого оператора ЭДО;

Датой получения электронного счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры, указанная в подтверждении оператора ЭДО.

Электронный СФ должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, даже если сами товары вместе с товаросопроводительными документами будут доставлены покупателю позже.

Организации и предприниматели могут:

• выставлять бумажные счета-фактуры одним контрагентам и электронные СФ - другим;
• одному и тому же контрагенту выставлять бумажные СФ в рамках одного договора и электронные СФ - в рамках другого договора (эта возможность должна следовать из заключенного соглашения).

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи.

В процессе обмена счётом-фактурой система порождает служебные подтверждения: оператор подтверждает продавцу, что файл получен, покупатель подтверждает, что документ до него дошёл.

Если такое подтверждение не пришло в срок — тот, кто его не получил (продавец, покупатель или оператор), должен любым способом сообщить об этом тому, кто должен был его прислать. Позвонить, написать письмо, написать в чате — не важно как, главное сообщить.

Если покупатель не получил сам счёт-фактуру
Здесь три сценария в зависимости от ситуации.

Сценарий 1. Счёт-фактура вообще не дошёл
Покупатель не получил документ в установленный срок (5 дней с отгрузки + разумное время на работу операторов). Покупатель сообщает продавцу — любым способом.

Сценарий 2. Продавец убеждён, что отправил
Продавец получил от своего оператора подтверждение: «файл принят, всё в порядке». Тогда продавец уточняет у своего оператора, дошёл ли файл до оператора покупателя. После этого сообщает покупателю результат. Дальше обе стороны совместно разбираются, как доставить документ.

Сценарий 3. Доставить электронно невозможно
Если через операторов ЭДО передать документ так и не получается — продавец распечатывает счёт-фактуру на бумаге и отправляет покупателю обычным способом. При этом:

• все реквизиты переносятся из электронного файла без изменений
• добавляется подпись главного бухгалтера или уполномоченного лица
• повторно отправлять этот же счёт-фактуру в электронном виде уже нельзя — он теперь существует только в бумажной форме!

Акт сверки в электронном виде передаётся по формату, утверждённому приказом ФНС:

1. Формируете и подписываете акт, отправляете контрагенту через ЭДО.
2. Оператор присылает подтверждение с датой и временем получения файла.
3. Контрагент проверяет данные и присылает ответный файл с результатами своей стороны.
4. В 1С (или СБИС) данные контрагента подгружаются автоматически и сравниваются с вашими — расхождения видны сразу.